Nadat HRM Presence Pro geinstalleerd is, vindt de gebruiker een nieuwe toolbar in Outlook. Middels deze toolbar activeert de gebruiker de applicatie en navigeert hij/zij door de mogelijkheden van het pakket. Dit is een snelle en gemakkelijke wijze van aanvraag en invoer. De gebruikers zullen daardoor weinig moeite onder vinden om snel met de applicatie te kunnen werken wat de acceptatie ervan alleen maar zal toenemen. Het pakket is zo ontworpen dat men dmv “wizard” de gebruiker stap per stap begeleid. In de puntjes in het menu hiernaast zullen de verschillende wizards uitvoerig aanbod komen.